Definitionernas djungel!

Definitionernas djungel!

Vi på Nyckeltalsinstitutet får ibland frågor som ”hur räknar man fram personalomsättning?”, ”hur definieras utbildning?” och ”hur räknar man fram ett frisktal?”.

Vi brukar svara att ”det beror ju på”. För det finns förstås ingen lagstiftning, regelverk eller en definitionslista som alla är överens om så i praktiken är det du själv som bestämmer hur du räknar fram personalomsättning och frisktal och hur du definierar utbildning.

Personalomsättning är kanske det tydligaste exemplet på att det går att räkna på olika sätt. Vi har sett beräkningar som utgår från antal anställda som slutar, antal som frivilligt slutar, antal som slutar exklusive pensioneringar, antal som börjar, det lägsta av börjar och slutar, varianter på redan nämnda sätt men uppdelat på externa och interna avgångar och rekryteringar eller tillsvidareanställda, visstidsanställda och timanställda, och allt detta jämfört med antal tillsvidareanställda, totalt antal anställda, antal årsarbetare eller antal personer i lönesystemet över huvud taget. Jag har säkert glömt en del varianter men ändå kan vi ganska snabbt komma fram till ett tiotal olika tänkbara definitioner och då har vi inte delat upp på kvinnor och män, olika yrkeskategorier eller åldersgrupper.

Vad gäller personalomsättning brukar vi först fråga om det verkligen är själva personalomsättningen som ska beskrivas eller om det är resurser för rekrytering eller kompetenstapp i samband med avgångar som är det intressanta. Men om det är just ”personalomsättningen”, synonymt med ”personalbyte” eller ”personalersättning”, att den som slutar ersätts av någon annan, som avses rekommenderar vi att räkna det lägsta av antalet som börjar och slutar i relation till antal anställda. Då bör vi få en god bild av hur stor andel av de anställda som har bytts ut.

En annan vanlig fråga är hur vi ska räkna sjukfrånvaro. Vi på Nyckeltalsinstitutet rekommenderar att räkna sjukfrånvarotid i förhållande till arbetad tid. Det gör vi av framför allt två skäl.
1. Dels blir det mer jämförbart mellan olika organisationer då arbetad tid räknas på i stort sett samma sätt i alla organisationer medan beräkningen av tillgänglig tid kan variera.
2. Dels visar sjukfrånvaron i förhållande till arbetad tid hur mycket av den efterfrågade personalresursen som egentligen försvinner i form av sjukfrånvaro då arbetad tid borde vara en måttstock på hur mycket arbetad tid som behövs. Dessutom räknas många andra nyckeltal, som tid för utbildning och övertid, oftast i förhållande till arbetad tid vilket skulle innebära att vi använder en definition vid jämförelser oavsett om det är utbildning, sjukfrånvaro eller något annat.

Det finns de organisationer som räknar sjukfrånvarotid i förhållande till tillgänglig tid vilket också ESV, Ekonomistyrningsverket rekommenderar. Det finns argument även för att använda tillgänglig tid som jämförelsebas vid sjukfrånvaroberäkningar. På individnivå är det enda vettiga sättet att redovisa sjukfrånvaro och därmed finns det en argumentation för att också använda det på organisationsnivå.
Men det kan då bli svårt att jämföra resultaten mellan olika organisationer.

Eftersom vi på Nyckeltalsinstitutet jämför personalnyckeltal från över 200 företag och organisationer vill vi säkerställa att de nyckeltal som jämförs beräknas på samma sätt. Det, tillsammans med att det faktiskt säger mycket mer om hur mycket av efterfrågade resurser som faktiskt försvinner i sjukfrånvaro, gör att vi även i fortsättningen kommer att räkna sjukfrånvaro i förhållande till arbetad tid.

Anders Johrén
Nyckeltalsinstitutet AB

2017-12-06T23:02:57+00:00